.st0{fill:#FFFFFF;}

Știi să folosești opțiunea Paste Special în Excel? 

De Luciana Bercean

Din acest articol o să înveți:

Toată lumea știe (sau ar trebui să știe) să folosească opțiunea de copiere: copy + paste. Dacă vrei să copiezi ceva (aproape orice), folosești Copy (sau CTRL+C), mergi în locul în care vrei sa copiezi și acolo folosești Paste (sau CTRL+V). Dacă vrei să muți ceva (adică să nu mai rămână în locația originala), folosești Cut (sau CTRL+X), mergi în locul în care vrei să muti și acolo folosești Paste (sau CTRL+V).

În Excel, pe lângă opțiunea Paste simpla, exista și opțiunea Paste Special, care face mult mai multe decât doar să afișeze ceea ce ai copiat.

Opțiunea Paste Special se folosește doar după accesarea comenzii Copy. Paste Special se găsește:

În Excel 2003: Meniul Edit, opțiunea Paste Special
În Excel 2007-2016: Meniul Home, Secțiunea Clipboard, săgeata din partea de jos a butonului Paste, opțiunea Paste Special sau folosind iconițele din meniul Click Dreapta.

În orice variantă de Office, puteți folosi și combinația de taste CTRL + ALT + V. Ca să fie lucrurile și mai simple, fiecare opțiune are o litera subliniată din denumire, astfel încât se poate accesa opțiunea respectivă apăsând direct litera (după ce e deschisă fereastra de Paste Special, bineînțeles). Practic, pentru a face Paste cu Values and number formats, ar trebui să apeși CTRL + ALT + V și apoi U și Enter. 

Paste Special în Excel

1. Paste Special îți oferă posibilitatea să „lipești” doar anumite informații din cele copiate de la zona selectata.

Astfel, în noua locație, în funcție de opțiunea aleasă, vor fi puse:

  • All –toate informațiile (Paste normal)
  • Formulas – doar formulele
  • Values –doar valorile (nu se vor copia și formulele care au dus la afișarea rezultatului respectiv. Îți recomand să încerci varianta e mai jos cu Values and Number Formating în locul acestei opțiuni)
  • Formats –doar formatul, fără conținut (același efect ca și opțiunea Format Painter - măturica)
  • Comments –doar comentariile/notele, fără alte informații
  • Validation – doar criteriul de validare (aplicat prin opțiunea Data Validation)
  • All using Source theme (nu e disponibil în Excel 2003) –toate informațiile, inclusiv stilurile aplicate (cell style)
  • All except borders –toate informațiile, mai putin chenarele (borders)
  • Column width – doar lățimea coloanei aferente locației originale (Știi situațiile acelea în care copiezi un tabel dintr-un sheet în altul și în noul sheet coloanele tabelului preiau dimensiunea „clasică”  și trebuie să modifici manual lățimea fiecărei coloane?! Această opțiune îți păstrează aceeași dimensiune a coloanelor din tabelul original și nu trebuie să faci aceeași muncă de 2 ori. E super această opțiune. Singurul ei „dezavantaj” e că nu se poate combina cu altă opțiune din aceeași categorie, dar oricum e mai bine să faci Paste Special de 2 ori decât să modifici lățimile coloanelor manual. Apropo, ține minte și coloanele ascunse 😉 )
  • Formulas and number formats – doar formulele și formatul numeric al celulelor
  • Values and number formats – doar valorile și formatul numeric al celulelor (Recomand cu tot dragul folosirea acestei opțiuni în locul opțiunii Paste Values - folosită cel mai des de toată lumea. Această opțiune păstrează și formatarea numerică din celulele sursă, astfel încât dacă în celulele inițiale ai avut formatul de Currency cu 2 zecimale, el se va regăsi și în noua celula. Cu Paste Values simplu, se copiază doar valoarea, fără niciun fel de format - preia formatul existent în celula noua - de regulă, formatul este General.  De reținut că această opțiune nu copiază și celelalte formatări: culori text, celule sau bold/italic, alinieri etc.)

2. Paste Special îți oferă posibilitatea să faci calcule, fără a folosi însă funcții sau formule. 

De ex: ai câteva celule cu numere (A1:A4) si vrei să aduni un anumit număr fiecărui număr din celulele existente. Pentru acest caz poți folosi Paste Special în următorul mod:

  1. Scrii în orice celula libera (C1) numărul cu care vrei să aduni fiecare număr din zona de celule inițială
  2. Selectezi celula cu acel număr (C1) si alegi opțiunea Copy (sau CTRL+C)
  3. Selectezi zona de celule inițială (A1:A4)
  4. Alegi opțiunea Paste Special
  5. Din zona Operation, alegi varianta Add, apoi apeși OK

După aceasta operațiune, toate valorile din celulele inițiale vor conține valori obținute prin adunarea numărului din celula inițială cu numărul din celula copiata.

Atenție! Dacă celulele inițiale conțineau valori simple, care au fost scrise pur și simplu, nu exista nici o modalitate prin care să se afle cum au fost obținute noile valori. Noile valori vor arata ca și cum ar fi fost scrise așa inițial. Dacă însă, celulele inițiale au conținut formule sau funcții, numărul va apărea în formula adăugat ca și operațiune asupra întregii formule.

La fel se procedează și pentru celelalte operații:

  • Add - pentru a aduna la valorile inițiale valoarea din celula copiata (exemplul de mai sus)
  • Substract – pentru a scădea din valorile inițiale valoarea din celula copiata
  • Multiply – pentru a înmulți valorile inițiale cu valoarea din celula copiata
  • Divide – pentru a împarți valorile inițiale cu valoarea din celula copiata 

3. Paste Special îți oferă posibilitatea să „răstorni” un tabel. Adică, transpune informația de pe rânduri pe coloane și invers, folosind opțiunea Transpose.

Exemplu concret:

4. Paste Special îți oferă posibilitatea să înlocuiești doar o parte dintr-o serie de valori cu alte valori, folosind opțiunea Skip blanks

Practic, prin aceasta opțiune înlocuiești o serie de valori existente cu o alta serie de valori copiate, fără însă a modifica vechile valori dacă poziția corespunzătoare din seria copiata este o celula goala. În exemplul de mai jos cred ca se va înțelege mai usor:

Coloana copiata (cea cu negru) avea 2 celule goale. Coloana asupra căreia am aplicat Paste Special – Skip blanks avea valori în zona aferenta celor 2 celule goale (valorile roșii). Astfel, în coloana rezultata, au fost înlocuite doar valorile din celulele care au avut corespondenta în coloana copiata (doar valorile albastre). Celulele care au corespuns celulelor goale au rămas cu vechile valori (valorile roșii).

5. Butonul Paste Link va crea o legătură între celulele copiate și noua zonă. (De exemplu, dacă dai copy la informația din celula A1 și apoi Paste Link în celula C1, e ca și cum ai face tu o formulă simplă în care ai pune în celula C1 formula =A1. E utilă atunci când vrei să faci legătura dintre mai multe celule deodată sau când vrei să faci legături între 2 fișiere.)

În încheiere vreau să-ți mai spun doar că poți combina opțiunile din Paste Special dacă dorești. Poți combina o opțiune din zona Paste cu cele din zona Operations și/sau cu cele 2 butoane de Skip Blanks sau Transpose, însă nu poți combina mai multe opțiuni din aceeași zonă (nu poți aplica opțiunile Values și Column Width simultan)

Luciana Bercean


Luciana este un trainer deosebit, care predă cursuri din pasiune. Iubește oamenii și principala ei abilitate este capacitatea de a se face înțeleasă indiferent de subiectul pe care îl abordează. Pune accentul pe partea practică tot timpul și folosește foarte des analogii pentru a explica subiectele abstracte. Lucianei ii plac provocările și...să facă oamenii să zâmbească :)

Află povestea Lucianei de aici.

Luciana

related posts:


Aplicatii cu functiile de text in Excel – II


Functii pentru text in Excel – partea II


Lucrul cu foi de calcul in Excel

  • Catalin Pavel spune:

    Foarte utile informatiile. Mi-au fost de mare ajutor. Multumesc.

    • Imi pare bine sa aud asta. Cu drag 🙂
      Si iti multumesc pentru ca mi-ai adus la cunostinta asta.

  • Buna seara. As dori sa aflu si eu o formula cum sa copiez numele dintr-un fisier in altul.

    • Nu cred ca inteleg la ce te referi. Daca te referi doar strict la modalitatea prin care sa copiezi numele dintr-o celula in alta, asta poti face cu Copy + Paste.
      Daca vrei ca in celula A1 sa apara in mod automat ce ai scris tu in celula B1, atunci trebuie sa pui cursorul in celula A1, sa scrii semnul = apoi sa dai click pe celula B1. Evident, exemplul acesta se poate raporta la orice alta celula, inclusiv din alta foaie de calcul sau chiar din alt fisier (important e ca acel fisier sa fie deschis inainte sa pesi pe =)

  • Rog indicati ptr. începător ca mine cum pot schimba ” paste special” cu ” paste normal ?
    Multumesc !!!

    • Paste „normal” este, de fapt, prima iconiță de la Paste Special. Sau, dacă preferi combinațiile de taste, CTRL și V îți face Paste „normal”.
      Paste „normal” este în realitate varianta de Paste All, adică varianta care face Paste la tot ceea ce a copiat (formule, formatări de text, formatări numerice, validări de date și formatări condiționate).

  • Barbalata spune:

    Buna ziua,
    Daca am numere completate intr-o coloana, cum fac sa majorez acele numere cu un procent fix?
    Multumesc.

    • Dacă vrei să mărești valorile din celule cu 10%, scrii intr-o celula 1,1 (sau 110%), apoi selectează celula respectivă și dai Copy.
      Selectezi ulterior toate celulele a căror valori vrei să le mărești și alegi opțiunea Paste Special cu Multiply și gata

  • Buna ziua,
    Cand crez un grafic in xls si dau paste special in word imi deformeaza grav graficul. Cum as putea pastra proportiile?

    • Ca sa faci paste in Word, foloseste Paste simplu, nu paste Special.
      Selectezi graficul din Excel, Copy, apoi mergi in Word si dai Paste si gata.

  • {"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
    >