.st0{fill:#FFFFFF;}

Cum scoți la imprimantă un tabel din Excel? 

Autor: Luciana Bercean

12 comentarii 

__CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"2e027":{"name":"Flamingo","parent":-1}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"1","value":{"colors":{"2e027":{"val":"var(--tcb-skin-color-0)"}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"2e027":{"val":"rgb(212, 172, 65)","hsl":{"h":43,"s":0.63,"l":0.54,"a":1}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__

__CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"2e027":{"name":"Flamingo","parent":-1}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"1","value":{"colors":{"2e027":{"val":"var(--tcb-skin-color-0)"}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"2e027":{"val":"rgb(212, 172, 65)","hsl":{"h":43,"s":0.63,"l":0.54,"a":1}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__
Conținut articol
 

Imprimarea unui tabel făcut în Excel, câteodată poate fi o mare provocare. Voi prezenta opțiunile disponibile atât în limba engleză cât și în limba română (varianta în limba română o voi scrie cu litere înclinate).

Print Preview – previzualizarea înaintea de imprimare

Înainte de a apăsa butonul Print/Imprimare, te rog să verifici cum va arăta tabelul tău pe o coala de hârtie. Pentru asta, folosește opțiunea:

Excel 2003: Meniul File, opțiunea Print Preview
Excel 2007: Butonul Office, opțiunea Print apoi din meniul derulant opțiunea Print Preview
Excel 2010-prezent: Meniul File/Fișier – Print/Imprimare

Combinația de taste CTRL + P funcționează în orice variantă de Excel

În cazul în care la previzualizare tabelul nu arată exact cum ți-ai dori tu să arate pe hârtie, atunci cel mai probabil trebuie să schimbi ceva. O să-ți spun la început toate modificările pe care le poți face, iar apoi o să-ți dau câteva sfaturi generale pentru a știi ce mod de abordare să alegi.

Modificările pe care le poți face astfel încât să afecteze imprimarea unui tabel, le găsești:

Excel 2003: Meniul File, opțiunea Page Setup
Excel 200
7-prezent: Tab-ul Page Layout sau Layout, mărești secțiunea Page Setup (click pe butonul cu un pătrățel și o săgeata, din partea dreaptă jos a secțiunii).

Secțiunea Page Setup ExcelSectiunea Initializare pagina Excel

Fereastra Page Setup/Inițializare pagină care se deschide e identica în toate variante de Office:

Fereastra Page Setup Excel - Page Fereastra Initializare pagina Excel - Pagină

 

O sa detaliez fiecare tab pe rând, pentru a vedea fiecare opțiune disponibilă.

Tab-ul Page/Pagină

Orientarea paginii

Orientation/Orientare: se poate alege varianta dorită de orientare a paginii: pe lungime (Portret/Tip Portret) sau pe lățime (Landscape/Tip vedere)

Dimensiunea hârtiei

Paper Size/Dimensiune hârtie: dimensiunea paginii în mod normal este A4. Te rog să te asiguri că aici e setat A4 dacă imprimi pe format A4. Dimensiunea implicită pentru USA este Letter. Dacă vei lăsa opțiunea Letter, ceea ce vei vedea pe ecran la previzualizarea nu va fi la fel și la imprimarea pe hârtie (dimensiunea Letter fiind diferită de A4, vei avea un spațiu mai mare în partea de jos a paginii).

Încadrarea într-un anumit număr de pagini

Scaling/Scalare: opțiunea de încadrarea a conținutului într-un anumit număr de pagini

    • Adjust to x%nomal size/Ajustare la x% din dimensiunea normală (ajustează la un anumit procent față de dimensiunea normală). Dacă îți dai seama direct cam cu cât ar trebui să micșorezi pagina pentru a intra pe coala așa cum dorești, atunci asta e varianta potrivită. Totuși, în realitate trebuie să faci destul de multe încercări pentru a ajunge la varianta ideală.
    • Fit to x pages wide by y pages tall/Potrivire la x pagini pe lățime y pe înălțime (încadrare în x lățimi de pagină si y înălțimi de pagină) – Această opțiune e mai potrivită în cazul în care știi exact pe câte pagini dorești să se încadreze tabelul tău. Aici am însă de făcut câteva precizări:
  • Dacă vrei sa ai o singura pagina, scrii 1 wide/pagini pe lățime și 1 tall/pe înălțime. Dar, să ții cont că dacă tabelul tău este foarte mare, nu o sa mai distingi mare lucru din el, pentru că toate caracterele se vor micșora pentru a intra într-o singură pagină
  • Dacă vrei să ai 2 pagini, ai doua variante; 1 wide/pagini pe lățime și 2 tall/pe înălțime sau 2 wide/pagini pe lățime și 1 tall/pe înălțime. Atenție, dacă o sa scrii 2 wide/pagini pe lățime și 2 tall/pe înălțime, o să ai 4 pagini în final. Pentru a vedea care din cele 2 variante se potrivește tabelului tău, trebuie să verifici ce „tendința” are tabelul tău:
      •  Dacă are puține coloane și multe rânduri (e mai mult întins pe înălțime decât pe lățime) atunci varianta optimă este să scrii 1 wide/pagini pe lățime și 2 tall/pe înălțime
      • Dacă are multe coloane și puține rânduri (e mai mult întins pe lățime decât pe înălțime) atunci varianta optimă este să scrii 2 wide/pagini pe lățime și 1 tall/pe înălțime

  • Dacă ai un tabel cu multe rânduri, dar vrei să se încadreze toate coloanele pe aceeași pagină, poți completa doar 1 la Wide/pagini pe lățime. În acest fel, va calcula singur de câte pagini are nevoie pe înălțime.
  • Dacă ai un tabel cu multe coloane, dar vrei să se încadreze toate rândurile pe aceeași pagină, poți completa doar 1 la Tall/pe înălțime. În acest fel, va calcula singur de câte pagini are nevoie pe lățime.

Avertizare! În cazul în care optezi pentru varianta de „fit to/potrivire la”, trebuie să știi ca dacă tabelul tău este mic și se încadrează de la început într-o singură pagină, aceasta opțiune nu o să ți-l împartă în mai multe pagini, indiferent de ceea ce o să scrii în aceasta zonă.

Atenție! Orice opțiune din categoria „fit to/potrivire la”, va modifica și procentul de scalare. Îți recomand să încerci să obții un procent de scalare de cel puțin 75%. Dacă e mai mic, e posibil să nu se înțeleagă prea bine informațiile imprimate pe hârtie, din cauza micșorării caracterelor.

Pentru utilizatorii de Excel 2003! Dacă alegi varianta de încadrare într-un anumit număr de pagini, o să se modifice și scalarea în mod corespunzător. Dacă ai ales o variantă și nu e cea mai potrivită (poate e textul scris prea mic sau poate nu era ceea ce ai crezut tu) pentru a putea reveni la starea inițiala trebuie sa pui 100% în opțiunea cu Adjust to x% normal size, să dai un OK și abia apoi să încerci altă variantă. Dacă nu o sa faci asta, Excel-ul o să păstreze scalarea anterioară și o sa te chinui degeaba.

Modificarea marginilor colii de hârtie

Tab-ul Margins/Margini

Fereastra Page Setup Excel - Margins Fereastra Initializare pagina Excel - Margini

Din acest tab se pot seta marginile paginilor: top (sus), bottom (jos), left (stânga), right (dreapta), precum și spațiul destinat antetului (header) și subsolului (footer).

În cazul în care ai un tabel mai mic, ai posibilitatea să îl centrezi pe verticală și/sau orizontală, bifând opțiunile corespunzătoare din zona „center on page/centrare pe pagină”.

Tab-ul Header/Footer/Antet/Subsol – este tab-ul din care se setează antetul și subsolul, subiect pe care o să-l dezbat într-un articol ulterior.

Tab-ul Sheet/Foaie

Fereastra Page Setup Excel - Sheet Fereastra Initializare pagina Excel - Foaie

Stabilirea zonei de imprimare

Print area/Zona de imprimat – Dacă dorești să scoți la imprimantă doar o parte din tabel, poți să specifici respectiva zona aici. Pentru a face asta, trebuie doar sa pui cursorul în spațiul indicat și apoi să selectezi din tabel zona care te interesează. În spațiul în care ai pus cursorul se vor scrie în mod automat referințele aferente zonei selectate.

Rânduri și coloane care se repetă pe fiecare pagină

Rows to repeat at top/Rânduri de repetat la început – În cazul în care tabelul tău se întinde pe mai mult de o pagină pe înălțime (multe rânduri), ar fi indicat să afișezi pe fiecare pagină capul de tabel, astfel încât să fie ușor de citit datele din tabel și pe paginile următoare, fără a fi nevoie să se întoarcă pagina de fiecare dată. Bineînțeles că poți să lipești paginile între ele și să ai tabelul complet. Dar, un profesionist nu prea recurge la astfel de metode, așa-i?

Pentru a specifica rândul/rândurile care vrei să se repete, pui cursorul în spațiul liber și apoi mergi în tabel și selectezi rândul/rândurile care te interesează. După poziționarea cursorului, în momentul în care te muți în tabel, cursorul o să se transforme într-o săgeata orizontală, pentru a-ți da un semn în plus că trebuie să selectezi rânduri.

Columns to repeat at left/Coloane de repetat la stânga  – În cazul în care tabelul tău se întinde pe mai mult de o pagina pe lățime (multe coloane), ar fi indicat să afișezi pe fiecare pagină prima/primele coloana/coloane, astfel încât să fie ușor de citit datele din tabel și pe paginile următoare, fără a fi nevoie să se întoarcă pagina de fiecare dată.

Pentru a specifica coloana/coloanele care vrei să se repete, pui cursorul în spațiul liber și apoi mergi în tabel și selectezi coloana/coloanele care te interesează. După poziționarea cursorului, în momentul în care te muti în tabel, cursorul o să se transforme într-o săgeată verticală, pentru a-ți da un semn în plus că trebuie să selectezi coloane.

Se pot alege în același timp și rânduri și coloane care să se repete.

Linii de grilă, comentarii, ordinea imprimării

Din zona Print/Imprimare, poți să bifezi câteva opțiuni suplimentare:

    • Gridlines/linii de grilă. În cazul în care nu ai marcat în mod clar liniile tabelului (chenarele, borders) poți folosi această opțiune. Diferența este că liniile ajutătoare vor apărea în toată zona în care e scris ceva, ca în exemplul de mai jos:

Dacă aș fi pus chenarele manual, cu siguranță nu aș fi dorit să am chenar în zona în care e scrisă persoana care a elaborat documentul.

    • Black and white/Alb-negru – Prin alegerea acestei opțiuni, orice element color se va imprima doar în alb și negru
    • Draft quality/Calitate schiță– calitate mai redusa a imprimării (consuma mai putin tuș). Recomand însă folosirea opțiunii aferente din setările imprimantei pentru un efect vizibil.
    • Row and column headings/Titluri rânduri și coloane – imprimă etichetele rândurilor și coloanelor, tabelul arătând ca o tablă de șah, astfel:


  • Comments/Comentarii și note – Se pot alege opțiunile pentru a imprima comentariile adăugate în foaia de calcul
    • At end of sheet/La sfârșitul foii – comentariile vor fi afișate pe o pagină nouă, fiind specificate: celula în care a fost introdus comentariul, numele utilizatorului și conținutul comentariului
    • As displayed on sheet/Așa cum este afișat pe foaie – comentariile vor fi afișate așa cum sunt afișate în foaia de calcul. Atenție, dacă aceste comentarii sunt  ascunse, evident că nu vor fi afișate. Dacă folosești Excel 2019 sau Office 365, această opțiune va imprima doar notele, nu și comentariile.
  • Cell errors as/Erori în celule ca – se poate alege ce vrei să se imprime în cazul în care ai în tabel celule care conțin erori.

Page Order/Ordinea paginilor – îți permite să alegi ordinea în care vor fi imprimate paginile. Ai nevoie de aceasta opțiune dacă ai un tabel foarte mare de imrpimat și vrei să fii sigur că știi în ce ordine sunt scoase paginile la imprimantă.

Cam astea sunt opțiunile referitoare la printare. Dacă le citești cu atenție și cu răbdare, o să înțelegi exact cum funcționează și o să elimini stresul legat de printarea documentelor.

Cum gestionezi imprimarea tabelelor foarte mari

Dacă ai un tabel „kilometric” și nu prea îți dai seama cum e împărțit pentru imprimare, mai ai o opțiune care te poate ajuta să ai o vedere de ansamblu. Aceasta opțiune este de fapt un mod de vizualizare: Page Break Preview/Examinare sfârșit de pagină. Se găsește în orice varianta Office în Meniul/Tab-ul View/Vizualizare, opțiunea Page Break Preview/Examinare sfârșit de pagină.

Acest mod de vizualizare îți arată exact cum e împărțită informația pe fiecare pagină și ordinea în care paginile vor fi scoase la imprimantă (conform opțiunii de care am vorbit un pic mai sus). Fiecare pagină este delimitată prin intermediul unor linii albastre. Liniile punctate arată delimitarea implicită a paginilor. Liniile continue sunt acele linii a căror poziție a fost modificata de către utilizator.

Aceasta modalitate de vizualizare îți oferă posibilitatea de a delimita exact informația care vrei să apară pe fiecare pagina, prin mutarea liniilor de marcare.

Atenție! Dacă vrei să intre mai multa informație pe o pagină decât cea arătată prin marcajele punctate, trebuie să știi că se va aplica o scalare a paginii în mod corespunzător. Dacă observi la previzualizarea imprimării (Print Preview) că textul rezultat este prea mic pentru a fi citit, va trebui să modifici scalarea din nou la 100% cum am arătat mai sus și sa o iei de la capăt.

După utilizarea acestui mod de vizualizare, pentru a reveni la modul de vizualizare normal trebuie sa alegi tot din meniul View/Vizualizare, opțiunea Normal/Normal și lucrurile vor reveni la normal.

Sfaturi suplimentare

Dacă ai un tabel mai mare, pentru a găsi cea mai buna variantă în care să-l poți printa, recomandarea mea este următoarea:

  • Folosește opțiunea Print Preview pentru a vedea marginile paginii pe care va fi printat tabelul tau. Dacă este cazul, modifică aceste margini pentru a a avea mai mult spațiu la dispoziție pentru informațiile importante. Atenție! Dacă informațiile vor fi îndosariate, nu uita să lași marginea necesară acestei operațiuni.
  • Alege modul de vizualizare Page Break Preview pentru a avea o imagine de ansamblu a modului implicit de împărțire a informațiilor pe fiecare pagina
  • Dacă modul implicit de împărțire nu este chiar ceea ce te așteptai tu, poți încerca încadrarea automată într-un anumit număr de pagini pe lățime și/sau înălțime (opțiunea „fit to”)
  • Dacă nici în acest caz nu ai obținut varianta dorita, modifică încadrarea din Page Break Preview.

Atenție! Nu uita că atât opțiunea „fit to” cât și modificările în Page Break Preview se realizează prin scalarea documentului. Astfel, dacă ai ajuns la un punct în care nu mai știi ce sa faci, revino la opțiunea de scalare 100% și ia-o de la capăt.

Din păcate, nu exista o formula magică, universal valabilă, prin care se poate imprima un tabel, pentru că fiecare tabel e practic unic și doar prin exercițiu și încercări se poate ajunge la varianta optima. Succes!

Dacă ai nevoie de mai multe informații, precum și explicații detaliate ale acestor opțiuni, te așteptăm cu drag la un curs Excel pentru începători. În cadrul acestui curs, vom face și aplicații practice cu toate opțiunile explicate mai sus.


  • Buna! Am o intrebare. Pot printa un tabel “kilometric” astfel incat pe fiecare pagina printata sa-mi apara capul de tabel, dar efectiv in tabelul din calculator sa nu am decat la inceput capul de tabel?? Sper ca ai inteles intrebarea mea. Multumesc

    • Raspunsul la aceasta intrebare era in cuprinsul articolului la care ai lasat acest comentariu 🙂
      Din fereastra Page Setup (in functie de varianta de Office, ai pasii pentru a deschide aceasta fereastra in articol), tab-ul Sheet, Optiunea “Rows to repeat at top”. E suficient sa pui cursorul in zona libera din dreptul acestei optiuni si apoi sa selectezi randul/randurile de care ai nevoie sa fie repetate pe fiecare pagina. Cursorul se va transforma intr-o sageata spre dreapta, pentru ati semnala ca poti selecta doar randuri.

      Spor la treaba!
      PS. Inainte de a pune o intrebare, ar fi bine sa citesti 😉

      • Petrescu spune:

        Buna seara,
        Avind un tabel pe mai multe pagini, am folosit optiunea ,,rows to repeat at top”‘.Numai ca pe ultima fila nu mai am rubrici de tabel, am numai fraze continue , si nu stiu cum sa scot optiunea numai pentru ultima pagina.
        Multumesc

        • Din cate stiu eu, nu poti scoate aceasta optiune pe anumite pagini.
          Dar, poti lista separat ultima pagina, fara sa ai activata aceasta optiune.

  • Valentin Chivu spune:

    Buna seara,

    Am o problema cu un tabel. El este pe mai multe pagini dar la printare, nu imi imprima primul border si ultimul al fiecarei pagini. HELP

    • Incearca sa pui chenarele respective din nou. Chiar daca ele exista, mai fa inca o data setarea respectiva.
      Nu mi-ai spus daca e vorba de un tabel in Word sau Excel.

      • Valentin Chivu spune:

        Este vorba de excel. Nu a mers cu chenar nou. Am rezolvat prin adaugarea de randuri goale acolo unde se intrerupe tabelul. Stiu, este improvizatie, dar … a iesit bine la imprimare. Multumesc oricum pentru raspuns, apreciez.

  • amelia dinu spune:

    Buna!

    cu repetare randurila la inceput de pagina am inteles. dar cum pot sa repet cateva randuri in excel 2010 la finalul fiecarei pagini?
    multumesc!

    • Nu stiu sa existe o astfel de optiune.
      Daca doresti ca o informatie sa apara pe toate paginile, pune informatia respectiva in subsol (Page Layout – maresti sectiunea Page Setup – tab-ul Header/Footer – Custom Footer)

  • buna ziua. am facut un tabel in excel dar la print preview apare doar o coloana din el si subsolul (doar acestea ies la printat). acea coloana nu e pe alta pagina. care ar fi problema. multumesc anticipat.

  • am un tabel in excel care are coloane multe ce se incadreaza intr-un format A3. Cum fac sa imprim in acest format, pentru ca nu am la dispozitie decat formatul A4

    • Formatul de imprimare disponibil se afiseaza in functie de imprimanta instalata. Daca tu nu ai instalata o imprimanta care sa poata imprima in format A3, atunci nu ai cum sa alegi optiunea de imprimare A3.

      Daca vrei neaparat sa alegi aceasta optiune, fara insa a avea o imprimanta la care sa imprimi, poti alege din setarile de imprimare, in loc de numele unei imprimante, “Microsoft XPS Document Writer”, care iti permite sa alegi si varianta A3.

  • {"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
    >